Koordynator / Koordynatorka rejestracji medycznej
Обов’язки
- Zarządzanie zespołem rejestracji medycznej oraz organizacja jego bieżącej pracy. Układanie i optymalizacja grafików pracy rejestratorek, z uwzględnieniem godzin największego obciążenia. Nadzór nad jakością obsługi pacjentów telefonicznie, online oraz bezpośrednio w placówkach. Monitorowanie odbieralności połączeń, czasu oczekiwania pacjentów, liczby połączeń nieodebranych oraz skuteczności oddzwaniania. Analiza wyników pracy rejestracji i wdrażanie działań zwiększających jej efektywność. Tworzenie i egzekwowanie standardów rozmów z pacjentami oraz procedur obsługi poszczególnych typów zgłoszeń. Szkolenie, wdrażanie oraz bieżący rozwój pracowników rejestracji. Regularna kontrola jakości rozmów i udzielanie pracownikom informacji zwrotnej. Nadzór nad prawidłową rejestracją wizyt, zmianami terminów, odwołaniami oraz właściwym wykorzystaniem dostępnych grafików lekarzy. Aktywne działania mające na celu ograniczanie niewykorzystanych terminów i zwiększanie obłożenia grafików. Nadzór nad obsługą pacjentów komercyjnych, abonamentowych i korzystających ze świadczeń finansowanych przez NFZ. Współpraca z kierownikami placówek, lekarzami oraz pozostałymi działami firmy w zakresie organizacji obsługi pacjentów. Obsługa sytuacji trudnych, reklamacji oraz eskalowanych zgłoszeń pacjentów. Kontrola przestrzegania procedur i standardów obowiązujących w organizacji. Przygotowywanie raportów dotyczących pracy rejestracji oraz przedstawianie rekomendacji zmian. Identyfikowanie problemów organizacyjnych i samodzielne proponowanie oraz wdrażanie rozwiązań. Udział w rozwoju automatyzacji rejestracji, rejestracji online, systemów telefonicznych oraz innych narzędzi wspierających obsługę pacjentów. Realizacja ustalonych KPI dotyczących jakości obsługi, dostępności rejestracji, efektywności zespołu oraz wykorzystania dostępnych terminów wizyt. Odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie rejestracji i ciągłość obsługi pacjentów.
Вимоги
- Minimum 2-letnie doświadczenie w zarządzaniu zespołem rejestracji, call center, obsługi klienta lub podobnym zespołem operacyjnym. Doświadczenie w branży medycznej będzie dużym atutem. Umiejętność organizowania pracy zespołu, delegowania zadań i egzekwowania ich realizacji. Nastawienie na wynik oraz umiejętność pracy w oparciu o mierzalne wskaźniki i KPI. Umiejętność analizy danych, wyciągania wniosków i wdrażania działań naprawczych. Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów. Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów. Umiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego reagowania w sytuacjach wymagających szybkich decyzji. Wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne. Umiejętność prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami oraz pacjentami. Doświadczenie w szkoleniu, wdrażaniu i rozwijaniu pracowników. Swoboda w pracy z systemami informatycznymi oraz gotowość do nauki nowych narzędzi. Mile widziane doświadczenie z systemami do obsługi placówek medycznych, call center lub rejestracji pacjentów. Mile widziana znajomość systemów Medidesk, Optimed lub podobnych. Wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do pacjenta. Gotowość do realnego przejęcia odpowiedzialności za funkcjonowanie podległego obszaru.
Додаткова інформація
Опис вакансії
* Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji medycznej. * Samodzielne stanowisko z realnym wpływem na organizację i rozwój rejestracji medycznej.
* Możliwość wdrażania własnych pomysłów, procedur i usprawnień. * Dużą decyzyjność w zakresie organizacji pracy podległego zespołu.
* Dostęp do nowoczesnych narzędzi wspierających zarządzanie rejestracją i obsługą pacjentów. * Możliwość tworzenia i rozwijania standardów obsługi pacjenta oraz systemów motywacyjnych dla zespołu.
* Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i zakresu odpowiedzialności. * Możliwość uzyskania premii uzależnionej od realizacji ustalonych celów i wyników zespołu.
* Możliwość rozwoju wraz z organizacją i objęcia w przyszłości szerszego zakresu odpowiedzialności. * Bezpośrednią współpracę z kadrą zarządzającą i możliwość realnego wpływania na funkcjonowanie firmy.
* Niezbędne wdrożenie oraz wsparcie w poznaniu procesów i systemów wykorzystywanych w organizacji. * Pracę w dynamicznym środowisku, w którym dobre pomysły mogą być szybko wdrażane w praktyce.